我們常看到大公司或者政府機關接受媒體採訪時,會由『發言人』出面,以下會介紹,為什麼要推派一位發言人來受訪?怎麼樣才算是稱職的發言人?如何挑選適合的發言人?
▊ 發言人的重要性
當一個機關團體必須對外接受採訪、說明對某事件的立場態度時,如果沒有指定專門的發言人,則媒體可能會直接找上高階主管或負責人,
但是,
高階主管或負責人雖然應該能夠掌握事情來龍去脈、有辦法回答提問,但表達能力不見得夠強(也許口條不好或常口誤),
反應不見得夠快(也許不小心就被問到詞窮、甚至落入提問者的陷阱),
EQ也不見得夠高(碰到挑釁的提問時可能會有情緒性的回應,衍生不必要的爭執),
形象不見得夠好(不是每個高官、負責人都很有觀眾緣),
機關團體的不同受訪者,受訪時也不見得口徑一致,甚至分別對外放話、變成多頭馬車。
所以安排一位專業的發言人作為單一對外窗口,可以避免採訪失焦、甚至節外生枝。
▊ 怎麼挑選適合的發言人
▌位階與權限
發言人代表的是機關團體的官方立場,必須要對受訪的主題瞭若指掌,才不會動輒被問倒,甚至一問三不知。
對於組織或團隊內的資訊要完全掌握,包含什麼能講、什麼不能講、對於各項議題的立場態度。
因此在機關團體內的位階與權限不可能太低,甚至必須要有足夠的決策權,才能對突發狀況隨機應變。
▌維持良好的媒體關係
發言人作為與新聞媒體接觸的窗口,一定要維持與媒體良好的關係,至少別動不動就跟媒體對嗆,是吧。
即使面對較為挑釁、攻擊性的提問,至少夠高EQ、禮貌、理直氣和回應。
▌表達能力
口條不必比新聞主播好,但至少能順暢表達自己的意見。
不見得要字正腔圓、咬字精確,精通八國語言。
但至少聽、說順暢,不至於雞同鴨講。言簡意賅,贅字別太多。
▌反應力與抗壓性
受訪之前,一定會沙盤推演被問到的題目與回應,但難免掛一漏萬,所以反應如果不夠快,可能會發生啞口無言甚至說錯話的窘境。
加上難免遇到不友善的提問,如果抗壓性不夠,也可能一時理智斷線,因此回答荒腔走板,甚至惱羞成怒。
反之,如果反應快、抗壓強、幽默,則可能化險為夷,幫機關團體贏得更多好感。
▌最後,不是選美,所以親和力與禮貌比外貌更重要
其實這個條件的重要性最低。發言人空有外貌,但不斷創造公關災難的例子,實在太多了。
▊ 發言人的來源
組織內部的高階主管,如果經過適當的培訓,通常可以勝任發言人的角色。
或是也可以外聘一位已經符合上述條件能力的發言人。
▊ 負責人、老闆適合自己擔任發言人嗎?
答案是,建議不要,
理由,我們日後推出的付費課程會介紹,敬請期待(笑)
#瑞克說法,我們下次見。